Büroservice Online & Virtuelle Assistenz
Das Portal für Ihren Büroservice Online & vor Ort
Vielfältige Einsatzgebiete
Mit Büroservice-plus.de finden Sie schnell und einfach einen professionellen Bürodienstleister oder Ihre Virtuelle Assistenz. Filtern Sie dabei bequem nach Einsatzgebiet und auf Wunsch Region.
- Bürodienstleistungen
- Telefonservice
- Buchhaltung
- Marketing
- Design für Print & Web u.w.
Professioneller Büroservice
Büroservice-plus.de unterstützt Sie bei der Suche nach einem professionellen Bürodienstleister oder einer persönlichen Assistenz. Hier finden Sie Inserate von Schreibbüros, Telefonisten, Bürodienstleistern und Virtuellen Assistenten die Ihre Dienstleistungen anbieten. Finden Sie als Unternehmen auf unserem Portal einen virtuellen Büroservice oder bei Ihnen vor Ort deutschlandweit für einen kurzen Einsatz oder langfristig für Ihre Aufträge.
Auftrag vergeben
Sie haben einen Auftrag zu vergeben und haben keine Zeit zur umfangreichen Suche? Dann veröffentlichen Sie Ihren Auftrag mit Tätigkeitsbeschreibung hier kostenfrei im Portal und die Dienstleister auf Büroservice-plus.de bewerben sich direkt bei Ihnen. Sicher finden Sie einen geeigneten Kandidaten für Ihr Vorhaben.
Die Ausschreibung ist vollkommen kostenfrei und nicht limitiert. Auch eine gesonderte Registrierung ist nicht notwendig.
Büroservice oder Virtuelle Assistenz eintragen & effektiv Auftragsvolumen steigern
Auch außerhalb Ihres lokalen Einzugsgebietes profitieren Sie von steigenden Aufträgen durch Online Aufträge, die keine persönliche Anwesenheit bedürfen
Durch unser gutes Ranking in den Suchmaschinen und unseren gezielten Marketing-Aktionen profitieren Sie und Ihr Inserat von vielen potentiellen Auftraggebern
Ihre Dienstleistung wird optimal präsentiert – nutzen Sie daher das Potential eines Eintrags durch eine Mitgliedschaft und bewerben sich auf ausgeschriebene Aufträge
Büroservice online als Alternative zum Angestellten
In jedem Unternehmen fallen täglich Arbeiten an, die zeitintensiv sind und die Unternehmer vom eigentlichen Kerngeschäft abhalten. Durch zusätzliche Mitarbeiterausfälle (Urlaub, Krankheit, etc.) werden gestellte Anfragen oder Anrufe zunehmend zu spät oder gar nicht beantwortet, was zu unzufriedenen Kunden führen und das Arbeitsklima im Betrieb negativ beeinflussen kann. In manchen Betrieben gibt es zudem saisonal bedingte Engpässe, die es zu überbrücken gilt.
Ganz egal, ob Kleinbetrieb, Startup, Freiberufler oder etabliertes Unternehmen: ein Büroservice online kann sich für vielerlei Betriebe bezahlt machen, selbst dann, wenn nur eine gelegentliche Unterstützung benötigt wird.
Mittlerweile gibt es einige Bereiche, die von vielen Büroservice online Dienstleistern und Virtuellen Assistenten übernommen werden können.
Wann ergibt eine Auslagerung an einen Büroservice online Sinn?
In vielen Situationen ergibt eine (Teil-) Auslagerung durchaus Sinn und ermöglicht einen Mehrwert für das Unternehmen. Nehmen wir einmal an, dass ein Unternehmen wächst und deshalb neue Aufgabenfelder entstehen. Das nötige Fachwissen fehlt oft und ein neuer Mitarbeiter wäre (noch) zu teuer. Online Büro Dienstleister und Virtuelle Assistenten hingegen sind flexibler einsetzbar, übernehmen je nach Wunsch Teilaufgaben oder komplette Aufgabenbereiche und werden deshalb auch nur für das bezahlt, was gebraucht wird.
Essentiell ist aber in jedem Fall, dass Aufgaben an professionelle Anbieter delegiert werden, die auf die jeweiligen Bereiche spezialisiert sind. Ein Buchhalter ist schließlich kein Marketingspezialist und dieser wiederum kein Grafikdesigner.
Welche Arbeiten werden von einem Büroservice Online bzw. Virtuellen Assistenten übernommen?
Das Spektrum richtet sich nach den Kunden und ist sehr individuell. Mittlerweile können fast alle Bereiche eines Unternehmens ausgelagert werden. Egal ob es sich um administrative Büroarbeiten, die Annahme von eingehenden Telefonanrufen, Buchhaltung oder Marketingaufgaben handelt.
Sekretariat
Ihr Backoffice braucht Unterstützung oder Ihre Sekretärin wird unerwartet für eine längere Zeit ausfallen? Sämtliche administrativen Büroarbeiten können flexibel übernommen werden. Dies schließt alle klassischen Sekretariatsaufgaben wie z.B. Kundensupport, Erstellung und Versand von Angeboten und Rechnungen, Organisation von Meetings und Geschäftsreisen oder allgemeine Korrespondenz im Namen des Unternehmens ein.
Telefonie
Ein elementarer Bestandteil jedes Unternehmens ist die telefonische Erreichbarkeit. Oft wird dies unterschätzt. Dabei ist eine durchgängige und ausreichende Besetzung während der Geschäftszeiten für potenzielle Kunden genauso relevant wie für Bestandskunden.
Gemäß einer Studie von Fittkau & Maaß verlieren Betriebe zwei von drei potenziellen Aufträgen, wenn keine ausreichende telefonische Erreichbarkeit gewährleistet ist. Anrufbeantworter sind dabei besonders unbeliebt.
Doch wie funktioniert Telefonie richtig? Geschulte Mitarbeiter nehmen die eingehenden Anrufe entgegen und wissen genau, welcher Anruf wohin weitergeleitet werden soll. Kann die Anfrage nicht direkt am Telefon beantwortet werden, müssen relevante Informationen als Notiz an die entsprechende Abteilung weitergeleitet werden, welche dann für die Beantwortung des Anliegens zuständig ist. Falls ein Anruf nicht rechtzeitig entgegengenommen werden kann, macht eine automatische Weiterleitung Sinn, um die Erreichbarkeit zu maximieren.
Ihnen stehen nicht genügend eigene Mitarbeiter zur Verfügung um das Anrufvolumen zu beantworten? Dann empfiehlt sich durchaus ein externer Telefondienst, denn reine Telefondienste sind meist preiswert und flexibel einsetzbar.
Wie funktioniert das Ganze?
Sie leiten die eingehenden Anrufe ganz unkompliziert an eine vorhandene Hotline-Nummer weiter. Anhand dieser Weiterleitungsnummer erkennt der Telefondienst, dass der eingehende Anruf für Sie bestimmt ist. Der Anruf wird im Namen Ihres Unternehmens beantwortet und anhand eines zuvor vereinbarten Leitfadens abgewickelt. Bei jedem Anruf gibt es, je nach Leitfaden, mehrere Szenarien:
- Der Anrufer wird direkt zur richtigen Ansprechperson in Ihrem Unternehmen durchgestellt.
- Das Anliegen des Anrufers wird aufgenommen, an die zuständige Abteilung weitergeleitet und dann vom Unternehmen beantwortet.
- Der Anrufer wird nach Vorgabe des Unternehmens beraten und das Anliegen direkt beantwortet.
Buchhaltung
Hand aufs Herz: Nicht jedes Unternehmen hat das Wissen oder die Kapazitäten um sich um die gesamte unternehmerische Buchhaltung zu kümmern. Speziell in der Startup Phase gibt es viele andere Bereiche, die Priorität haben. Da eine professionelle Buchhaltung jedoch von Anfang an essentiell für den Erfolg eines Unternehmens ist gibt es folgende drei Lösungsansätze: Ein neuer Mitarbeiter, intensives Selbststudium oder ein externer Anbieter, der sich mit der Materie auskennt.
Die Bewerbersuche kostet Zeit und Geld. Das Verfassen der Anzeige, das Auswahlverfahren der Kandidaten und die Interviewtermine, bei denen oft mehrere Personen zeitgleich anwesend sein müssen und somit nicht aktiv im Tagesgeschäft verfügbar sind. Die Einarbeitung benötigt Ressourcen und der neue Mitarbeiter erhält einen Fixlohn, was dem Unternehmen keinen Raum für Flexibilität lässt. Auch müssen Software Lizenzen gegebenenfalls zusätzlich erworben werden.
Mit einem Büroservice online behalten Unternehmen die Kostenkontrolle und bleiben flexibel. Ein Buchhaltungs-Service rechnet sich glücklicherweise schnell, denn auch hier bezahlen Sie nur die Leistungen, die Sie benötigen. Alternativ werden oft Pakete angeboten, die Sie zu einem monatlichen Fixpreis erwerben können.
Auslagerung der kompletten Buchhaltung
Die gesamte Buchhaltung wird von einem Online Bürodienstleister oder einem Virtuellen Assistenten übernommen und Sie müssen sich darüber keine Gedanken machen. Dies beinhaltet unter anderem:
- Finanzbuchhaltung (Verbuchung anfallender Geschäftstransaktionen)
- Lohnbuchhaltung (Bearbeiten von Lohn- und Gehaltsabrechnungen)
- Monats- und Jahresabschluss
- Debitoren und Kreditorenbuchhaltung (korrekte Bearbeitung der Transaktionen von Kunden und Lieferanten)
- Erstellung der Steuererklärungen
- Mehrwertsteuerabrechnung
- Buchen von Erträgen und Aufwänden
Auslagerung von Teilbereichen
Wie der Name schon sagt, werden nur einzelne Teile der Buchhaltung an einen Büroservice online ausgelagert. Die Belegerfassung sowie die Kontrolle bleiben beim Unternehmen. Diese Art der Mischform bietet sich dann an, wenn eine gewisse Kenntnis in der Kontierung vorhanden ist. Ansonsten ist der Korrekturaufwand des Buchhalters unverhältnismäßig groß.
Design
Sie trauen sich das gesamte Design Ihrer Corporate Identity nicht zu? Vielleicht haben Sie eine konkrete Idee, wissen aber nicht wie Sie das Ganze umsetzen können? Ein Büroservice online unterstützt Sie bei der Gestaltung und inhaltlichen Planung von Print- und Onlinemedien und übernimmt im Anschluss die Abwicklung des Druckauftrags mit der Druckerei.
Printmedien
Der erste Eindruck ist wichtig und oftmals entscheidend für eine Kundenentscheidung. Auch in Zeiten von Internet und Multimedia steht den “altmodischen” Printmedien eine zentrale Rolle zu. Dazu zählen Flyer, Folder, Broschüren, Verkaufs- und Präsentationsunterlagen, Jahres- und Geschäftsberichte sowie die allgemeine Geschäftsausstattung, wie beispielsweise Logo, Visitenkarten, Briefpapier und Firmenstempel. Mittlerweile können solche Printmedien auch durch die Integration von Verweisen auf Landingpages oder QR-Codes digital “intensiviert” werden.
Auch andere Sinne können durch die gezielte Verwendung von speziellen Effekt-, Duft- und Relieflacken angeregt werden. Die Möglichkeiten sind beinahe unbegrenzt.
Onlinemedien
Neben den Printmedien führt heutzutage kein Weg an den modernen Onlinemedien vorbei. Möchten Sie sich mit einem Onlineshop, einem Blog oder einer Homepage hervorheben, sollten Ihre Kunden jederzeit online auf die aktuellsten Informationen zugreifen können.
Ein Büroservice online entwickelt und implementiert für Sie einen einheitlichen und professionellen Online Auftritt, der Ihren Kunden in Erinnerung bleibt. Dazu zählt auch die Erstellung prägnanter Text- und Bildkonzepte für Ihre Social Media Kanäle.
Zu Ihrer Onlinepräsenz gehören übrigens auch die Gestaltung von digitalen Newslettern, das APP Design und Banner.
Marketing
Marketing ist der unumstrittene Sieger wenn es um die Akquise von Neukunden geht. Es ist ein absolutes Muss für jedes Unternehmen, egal ob Klein oder Groß. Marketing macht aus einem Unternehmen eine Marke, gewinnt Neukunden, intensiviert eine bestehende Kundenbindung und steigert den Umsatz. Doch von Nichts kommt Nichts, und deshalb bedeutet ein gelungenes Marketingkonzept auch einen enormen und konstanten Zeitaufwand.
Durch die Digitalisierung wird automatisch alles miteinander vernetzt. Das birgt zwar unglaubliche Chancen und eine große Reichweite für jedes Unternehmen, auf der anderen Seite wird das Thema dadurch aber auch um ein Vielfaches komplexer. Dank der Cloud-Technologie kann mittlerweile jedes Unternehmen auf Leistungen und Services zugreifen, welche früher nur für Großkonzerne zugänglich waren.
Welche Risiken birgt es das Marketing unternehmensintern zu erledigen?
Wie bei vielen der zuvor beschriebenen Bereiche fehlt auch hier größtenteils die fachspezifische Kenntnis. Sie entwickeln als Unternehmen beispielsweise eine teure App, die aber aufgrund der kniffligen Bedienung erfolglos bleibt. Oder Sie verpassen es den aktuellen Trends zu folgen und verlieren so potentielle Kunden.
Auch bei Marketingaktionen sollte man auf einen Mix zwischen dem traditionellen Offline Marketing und dem internetbasierten Online Marketing setzen um die ganze Bandbreite des Zielpublikums zu erreichen.
Offline Marketing
Dazu gehören die klassischen Printmedien aber auch Bonuskarten und Fahrzeugbeklebung. Die Teilnahme an Messen oder die gezielte Abgabe von Give Aways können effektive Maßnahmen sein. Sie mögen es prägnanter? Dann stechen Sie mit Live-Marketing aus der Masse heraus.
Sie leiten eine Tanzschule? Veranstalten Sie einen Flashmob in der Innenstadt mit anschließendem Flyering. Seien Sie kreativ, laden Sie die Zuschauer zum Tanzen ein. Nach einem gelungenen Event wird Ihre Tanzschule das Gesprächsthema Nummer Eins sein und die Mund-zu-Mund-Propaganda wird Ihnen Aufmerksamkeit sichern.
Online Marketing
Mit Online Marketing lässt sich die Kundschaft ganz gezielt und effizient bewerben. Online Marketing ist ein wichtiges Element, das von jedem Unternehmen in irgendeiner Form genutzt werden sollte.
Zum Begriff Online Marketing lassen sich Bücher schreiben. Es ist ebenso umfangreich wie komplex. Hier ein Überblick über die wichtigsten Begriffe im Online Marketing:
Social Media Marketing
Soziale Medien werden genutzt und gezielt beworben. Gelungene Marketingmaßnahmen in diesem Bereich entsprechen einem jungen Zeitgeist und haben oft einen lustigen, lockeren Stil.
Content Marketing
Eine Marketing Strategie, die eine Zielgruppe mit informativen und abwechslungsreichen Inhalten ansprechen soll. Dazu gehören Blog-Posts, Influencer Marketing, Publikationen, Bilder und Videos.
Suchmaschinen Marketing
Das SEM Marketing (search engine marketing) beinhaltet alle Maßnahmen zur Gewinnung von Besuchern über online verfügbare Suchmaschinen. Die Verbesserung der Sichtbarkeit bei den gängigen Suchmaschinen ist das primäre Ziel.
Bei diesem Teilgebiet des Marketings wird zwischen Suchmaschinenwerbung (search engine advertising, SEA) und Suchmaschinenoptimierung (search engine optimization, SEO) unterschieden. Es ist absolut sinnvoll hierbei Experten hinzuzuziehen, da eine gute Auffindbarkeit im Internet ein wichtiges Marketinginstrument ist.
Mobile Marketing
Das Mobile Marketing umfasst Marketingaktivitäten, die darauf abzielen auf mobilen Geräten (Smartphones oder Tablets) angezeigt zu werden. Die Konsumenten sollen möglichst direkt erreicht werden. Mithilfe von Apps oder SMS und MMS kann Ihre Werbekampagne potentielle Kunden erreichen.
Was kostet ein Büroservice online?
Die Tarife sind je nach Bereich unterschiedlich und hängen stark davon ab wie oft und intensiv die Dienstleistungen in Anspruch genommen werden. Es lohnt sich mehrere Angebote verschiedener Anbieter anzufragen. Bei der Prüfung der Angebote sollte auch der erwartete Mehrwert und die Zeitersparnis bei der Auslagerung berücksichtigt werden.
Fazit
Es ist nicht notwendig alle administrativen Aufgaben auszulagern. Es macht durchaus Sinn eine Teilverantwortung im Unternehmen zu lassen. Denn Outsourcing birgt auch gewisse Risiken, die es abzuwägen gilt. Je mehr an externe Firmen abgegeben wird, desto größer ist die Gefahr der Abhängigkeit. Um Missverständnissen zwischen den Parteien vorzubeugen sollten Service-Levels, Pflichten und die Abgabe von Haftungen von Anfang an klar definiert und schriftlich festgehalten werden.
Zusammengefasst kann aber festgehalten werden, dass viele der beschriebenen Teilgebiete unglaublich komplex und vielfältig sind und ein eingehendes Wissen erfordern. Es ergibt also ganz klar Sinn entweder Fachpersonal einzustellen oder gewisse Aufgaben an einen Bürodienstleister online oder Virtuellen Assistenten zu delegieren, der sich auf diese Bereiche spezialisiert hat. Jeder der erwähnten Punkte hat einen unmittelbaren Einfluss auf das Image und den Ertrag Ihres Unternehmens und sollte somit nicht auf die leichte Schulter genommen werden.
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