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Virtueller Assistent & Virtuelle Assistenz gesucht

Vorteile und Tipps zur Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten

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Virtuelle Assistenz gesucht?

Der virtuelle Assistent

Der virtuelle, der digitale Assistent, abgekürzt VP, versteht sich als externer Mitarbeiter, der mit dem Arbeitgeber virtuell, will meinen, mithilfe der modernen Kommunikationstechnologie, zusammenarbeitet. Der virtuelle Assistent wird alle denkbaren Tasks übernehmen, die Sie als Auftraggeber von Ihren übergeordneten Aufgaben der Unternehmensführung, von Ihrem sogenannten ‚Kerngeschäft‘ ablenken. Es erweist sich als vorteilhaft, dass die Zusammenarbeit zeit- und ortsunabhängig ist, keine Personalkosten in herkömmlichen Sinne anfallen.

Für welche Art von Aufgaben ist der virtuelle Assistent gedacht?

Die Begrifflichkeit „Virtuelle Assistenz“ entstand in der Mitte der 90ziger Jahre in den Vereinigten Staaten. Eine der ersten in der Bundesrepublik eingerichteten VPA-Dienste hießen !Strandschicht‘ oder ‚Mein virtueller Assistent‘. In unseren Tagen hat die scharfe Abgrenzung zwischen persönlicher und virtueller Assistenz an Bedeutung verloren, nach wie vorübernehmen VPA-Agenturen, zum Zweck der Entlastung des auftraggebenden Unternehmens, wiederkehrende Routineaufgaben und einmalige Aufgaben, ohne dass räumliche Nähe eine Rolle spielen würde. Der virtuelle Assistent kann im privaten Bereich tätig werden, bei Reiseplanung und Terminvergabe, Eventplanung- und Organisation, effektiv Problemlösungen verwirklichen. Im beruflichen Sektor können allgemeine kaufmännische Aufgaben, wie Korrespondenz, Recherchearbeiten, Übersetzungen und Korrekturen, oder die Erstellung von Texten und Inhalten, Grafik und Layout, die Anfertigung von Präsentationen und Dokumenten, delegiert werden. Zunehmend werden virtuelle Assistenten im Bereich des Marketing und der Vertriebsmaßnahmen, insbesondere im Bereich des Social Media Marketing angefordert.

Wie sieht es mit dem Nutzen für den Kunden aus?

Die Vorteile eines VA, einer virtuellen Assistenz, liegen auf der Hand. Er ermöglicht eine ortsunabhängige Zusammenarbeit, lässt, bei Bedarf, ausgesprochen flexiblen Personaleinsatz zu, vielmehr noch ermöglicht er dem Unternehmer ein konkret effizienteres Arbeiten, er kann sein Augenmerk auf das Kerngeschäft richten.

Weitere Vorteile des virtuellen Assistenten:

  • Unkomplizierte, rasche Unterstützung im Fall von personellen Engpässen
  • Zeitersparnis
  • Kostenersparnis aufgrund des Outsourcings
  • Möglichkeit zeitversetzter Aufgabenerledigung

Warum wird eine Virtuelle Assistenz gesucht? Ein hervorragender Grund für den Einsatz eines virtuellen Assistenten, egal in welchem Aufgabenbereich, ist der Wegfall von Miet- und Reisekosten, Personalnebenkosten. Ein entsprechend beauftragter Dienst wird Ansprechpartner für diverse, fachübergreifende Aufgaben sein, die Lösungsansätze sind generalisiert.

Virtuelle Assistenz

Wie sieht es mit KI – künstlicher Intelligenz – aus?

Noch sind die bekannten virtuellen Assistenten wie beispielsweise Alexa oder Cortana, Siri, nicht in der Lage, komplexe Aufgaben in einer Unternehmensstruktur zu übernehmen. Die linguistische, semantische Kommunikation ist in der Praxis nicht ausgereift. Hilfreichkönnen die Botssein. Die Relevanz welche die KA immer schneller gewinnt, basiert auf ihrer Lernfähigkeit, dem unbegrenzten Wissen, das über das Internet zur Verfügung steht, in Verbindung mit den gigantischen Datenspeicherkapazitäten moderner Computertechnologie. Es ist nur noch eine Frage der Zeit, bis ein autonomer Chatbot Fragestellungen und Anordnungen in Web,-Mitteilungen und E-Mails, Inhalte von Kundenbriefen, analysieren, mit abgespeichertem Wissen aus seiner Datenbank abgleichen, in einen Kontext zu bringen vermag. Die Zukunft wird es mit sich bringen, dass Routineaufgaben, Verwaltung und der Service am Kunden, mithilfe der intelligenten Automatisierung, dem Machine-Learning, der Artficial Intelligence, durch Computersysteme abgearbeitet werden.

Wie finde ich einen virtuellen Assistenten?

Es finden sich im Internet zahlreiche VPA-Dienste, – Plattformen. Unter dem Stichwort Büroservice wird externer Sekretariats- und Telefonservice angeboten. Freelancer bieten ihre Dienste vom Homeoffice aus an, verfügen jedoch nur über begrenzte Ressourcen. In Agenturen und auf Plattformen ist es möglich, speziell ausgebildete Assistenten für ein bestimmtes Sachgebiet zu finden. Das Outsourcing diverser Aufgaben in Niedriglohnländer, wie beispielsweise Indien, lässt die Kunden nicht nur von den niedrigen Stundenlöhnen profitieren, das Vorteilspotential einer zeitversetzten Aufgabenerledigung kann ausgeschöpft werden.

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Was für Aufgaben kann ein Virtueller Assistent übernehmen?

Wenn man ein Unternehmen führt, fallen täglich Unmengen an Aufgaben an, die erledigt werden müssen. Oftmals sind es die unbeliebten Arbeiten, die die meiste Zeit rauben. Um eine Überbelastung zu vermeiden, muss man sich damit auseinandersetzen, wie man Aufgaben am Besten delegiert und abgibt. Hierfür eignet sich ein Virtueller Assistent, welche in den letzten Jahren immer mehr an Popularität gewonnen haben. Doch welche Aufgaben kann ein Virtueller Assistent übernehmen und wie arbeitet man am Besten mit ihm zusammen?

Ein virtueller Assistent kann alle Aufgaben übernehmen, die in den digitalen Bereich fallen. Das Ziel liegt darin, die Unternehmer zeitlich zu entlasten und ihm damit mehr Freiraum für andere Aufgaben zu schaffen.

Bereich Büromanagement

Ihn Bereich der Büroarbeit kann ein Virtueller Assistent die Terminplanung und Terminverwaltung übernehmen. Er organisiert Reisen, Events und verschiedene Meetings und übernimmt die verschiedenen Büroservice-Aufgaben. Im Bereich der Textverarbeitung ist er in der Lage, Texte zu übersetzen, sie zu transkribieren oder auch gegenzulesen.

Bereich Back-Office

Ein Virtueller Assistent kann verschiedene Aufgaben übernehmen, in denen es darum geht, Daten zu erfassen und zu übernehmen, Dokumente zu erstellen oder auch einen Online Shop zu betreuen. Er beschäftigt sich damit, Daten von Kunden aufzunehmen und zu verwalten.

Bereich Frontdesk

Weiterhin kann dieser Assistent ein Unternehmen dabei unterstützen, die anfallenden Telefongespräche anzunehmen und diese auch abzuwickeln. Auch die Überwachung eines Chat-Rooms und von Support-Foren fallen in sein Aufgabengebiet. Hierbei kommt es jedoch immer darauf an, welchen Umfang der Telefon- und Online-Dienst hat.

Bereich Marketing

Die Betreuung von Profilen sozialer Netzwerke oder auch die E-Mail Kommunikation mit Kunden oder Partnerfirmen können von einem Virtuellen Assistent übernommen werden. Das Aufsetzen und Schalten von Werbung, das Verfassen von Newsletter und Blog-Artikeln oder auch die Vorbereitung von Präsentationen sind beliebte Aufgaben, die mit gutem Gewissen abgegeben werden können. Auch Business-Pläne kann ein Virtuelle Assistent nach guter Einarbeitung erstellen.

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Bereich Vertrieb

Im Vertrieb können Virtuellen Assistenten eingesetzt werden um die TeleSales Mitarbeiter zu unterstützen. Weiterhin sind sie in der Lage, die anfallenden Aufgaben im Innendienst und Vertrieb zu erledigen und die Struktur des Vertriebs zu überwachen.

Bereich Design

Website erstellen, Online-Shops einrichten oder auch einen Blog aufzusetzen und diesen zu betreuen, sind Aufgaben, die unter den Design-Bereich fallen. Es müssen Visitenkarten entworfen, Logos entwickelt und Banner gestaltet werden. Weiterhin geht es darum, Bilder und Grafiken zu bearbeiten.

Bereich der unterstützenden Services

Um ein Unternehmen zu entlasten, sorgt ein Virtueller Assistent dafür, dass Termine vereinbart und bestellte Waren versandt werden. Er übernimmt den Kundenservice, sowohl im Online- als auch im Offline-Bereich. Stehen Projekte auf dem Plan, so unterstützt ein virtueller Assistent die Projektmitglieder, indem er einige Aufgaben übernimmt, die hierfür anfallen. Weiterhin ist er dafür verantwortlich, neue Teammitglieder zu finden, diese in das Aufgabenfeld einzuarbeiten und gleichzeitig dabei zu betreuen. Auch die Pressearbeit fällt in seinen Bereich.

Kosten eines Virtuellen Assistenten

Bei den anfallenden Kosten kommt es immer darauf an, welche Aufgaben übernommen werden sollen. Die Bezahlung reicht von 10 Euro bis 50 Euro pro Stunde.

Bevor man sich einen Virtuellen Assistenten ins Unternehmen holt, muss man sich allerdings Gedanken darüber machen, welche Aufgaben er übernehmen soll, denn nicht alle Bereiche kann man ohne Weiteres abgeben.

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Die 7 besten Tipps zum Arbeiten mit Virtuellen Assistenten

Was soll ich beachten, wenn ich mit einem Virtuellen Assistenten zusammenarbeite? Diese Frage stellt sich häufig. Es sind Unsicherheiten da, weil viele nicht wissen, was die Tätigkeit eine Virtuellen Assistenten umfasst. Viele wissen nicht wie die Arbeitsweise eines Virtuellen Assistenten ist.

1. Beschreiben Sie die Aufgabe klar und deutlich

Ist die Aufgabe für den Virtuellen klar und verständlich beschrieben? Kann der Virtuelle Assistent mit dieser Beschreibung die Aufgabe vernünftig ausführen? Auf diese wichtigen Punkte sind zu achten. Immerhin erwarten Sie ein entsprechendes Ergebnis innerhalb einer bestimmten Frist. Dieses Ergebnis kann der von Ihnen beauftragte virtuelle Assistent nur erfüllen, wenn er die richtigen Anweisungen von Ihnen erhält. Lieber die Aufgabe ausführlich beschrieben und gestellt, als das am Ende das Ergebnis Sie nicht zufrieden stellt.

2. Setzen Sie vernünftige Termine

Hier verhält es sich genauso wie mit der Beschreibung der Aufgaben. Je besser die Frist für die Termine gesetzt ist, umso besser kann der Virtuelle Assistent arbeiten. Wenn er die Aufgaben nicht innerhalb der gesetzten Frist erledigt, liegt es entweder an der Frist, oder das die Aufgaben nicht gut beschrieben war. Sollten Sie feststellen, dass die Frist nicht ausreicht, lieber schnell die Frist neu setzen, als damit weiter zu arbeiten. Stehen Sie am Anfang der Zusammenarbeit bedarf es mit Sicherheit der ein oder anderen Feinjustierung.

3. Vergleichen Sie die Angebote

Um einen Virtuellen Assistenten zu beauftragen gibt es mittlerweile verschiedene Möglichkeiten. Es gibt Agenturen, die Virtuelle Assistenten beschäftigen und viele Selbstständige die als Freelancer arbeiten. Beauftragen Sie eine Agentur für die Vermittlung eines Virtuellen Assistenten, zahlen sie mehr, da die Agentur ebenfalls an dem Auftrag ihr Geschäft machen will. Unter Umständen ist die Qualität einer Agentur schlechter als die eines selbstständigen Virtuellen Assistenten.

Beachten Sie, das jeder Virtuelle Assistent andere Tätigkeiten in seinem Portfolio hat. Haben Sie mehrere Aufgaben zu vergeben ist es gut möglich, dass Sie diese Aufgaben an verschiedene Virtuelle Assistenten abgeben müssen.

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4. Tauschen Sie sich aus

Vereinbaren Sie regelmäßig Meeting-Termine mit Ihrem Virtuellen Assistent. Kommunikation ist das A und O. Ein regelmäßiger Austausch wichtig. Gerade wenn es sich um Aufgaben handelt, die sich täglich oder wöchentlich wiederholen.

5. Zahlen Sie pünktlich ihre Rechnung

Sie begeistert es mit Sicherheit ebenso wenig, wenn Ihre Kunden noch offene Rechnungen bei Ihnen haben. Deswegen zahlen Sie Ihre Rechnung pünktlich. Die Virtuellen Assistenten haben unter Umständen einen kleinen Kundenstamm. Da macht sich eine offene Rechnung schnell bemerkbar auf dem Konto.

6. Sprechen Sie Lob aus

Ihr Virtueller Assistent hat bei einer Aufgabe einen ganz besonders guten Job gemacht? Dann sprechen Sie das aus! Ein kleines Geschenk für einen außerordentlich gut gemachten Auftrag ist eine nette Geste. Er wird sich darüber freuen und es ist für ihn eine große Motivation.

7. Bauen Sie Vertrauen auf

Bauen Sie Vertrauen zu Ihrem Virtuellen Assistenten auf. Ihre Beziehung gleicht die eine Angestellten und seines Chefs. Diese Beziehung baut ebenfalls auf Vertrauen auf und das gleiche gilt für die Beziehung zu Ihrem Virtuellen Assistenten ebenfalls.

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